Planning Manager V2.1
Support technique :
Important: Dé installer la version précédente avant d'installer celle ci, mais au préalable, sauvegardez vos bases de données utilisées.
Avertissement :
Ce produit est gratuit dans la version actuelle. Il est donc livré "tel quel".
Cela n'interdit pas d'envoyer des emails au support technique indiqué ci-dessus en cas de bug et/ou de besoin nouveau. Une réponse sera faite quoi qu'il arrive.
Ce produit utilise des composants également présents dans les logiciels "Report Designer" et "Process Manager" disponibles sur le même site. Il est donc fortement recommandé d'effectuer la mise à jour de ceux ci en cas d'installation conjointe.
Les bases de données utilisées sont des bases Access XP. L'accès y est libre, mais attention si vous y effectuez des modifications car le produit risque de ne plus fonctionner.
Ce produit permet de gérer des plannings de travail.
Comme pour tout agenda classique, il permet de saisir des rendez vous et des activités.
Mais en plus des gestionnaires d'agendas classiques, il permet d'exporter les données vers un tableur pour obtenir des statistiques sur la répartition de l'activité de l'entreprise en fonction des tâches, des services, des agences, ou de chaque collaborateur. En ce sens, il dépasse un simple agenda multi utilisateur et est particulièrement utile au responsable pour savoir pour quelles activités est utilisé le temps de travail.
Plus qu'un agenda, c'est un gestionnaire de temps de travail.
La version actuelle ne planifie que par tranche d'un quart d'heure au plus petit.
On peut aussi planifier par demie journée, ou par journée entière.
Chaque tâche définie dans le système possède son échelle de planification par défaut. On sélectionnera la liste des collaborateurs impactés par la tâche à planifier, et l'écriture dans les différents agendas sera automatique.
Les jours fériés ne sont pas utilisables. Pour modifier le statut d'une journée, il faudra mettre le calendrier à jour.
On peut définir autant de regroupements qu'on désire. Ces regroupements serviront à caractériser les collaborateurs. Un collaborateur appartient à autant de regroupements désiré, mais il ne peut appartenir qu'à un seul élément par regroupement. Par exemple, si on définit les 3 regroupements Agence, Service, Projet. Un collaborateur ne pourra être rattaché qu'à une seule agence, un seul service et un seul projet, à un instant donné. Les regroupements sont utilisés ensuite pour obtenir des statistiques diverses en fonction de ces valeurs. Leur choix doit donc être judicieux et dépend de l'usage ultérieur des statistiques. Il n'est pas nécessaire de rattacher un collaborateur à tous les regroupements disponibles.
La prise d'un rendez vous utilise les éléments définis à l'instant où celui ci est enregistré. Il sera mémorisé avec les caractéristiques de regroupement et de coût horaire définis à l'instant où le rendez vous est pris, et ce pour les différents participants. La modification ultérieure des rattachements d'un ou de plusieurs des participants à ce rendez vous ne modifiera pas les caractéristiques de ce rendez vous. Pour cela, la seule manière de faire serait de supprimer ce rendez vous pour chacun des participants, et de le recréer après avoir effectué les mises à jours voulues sur ceux ci.
La suppression d'une tâche doit être effectuée pour chaque participant individuellement.
Si un rendez vous vient en superposition d'un rendez vous existant, l'utilisateur sera amené à décider si la prise de ce nouveau rendez vous doit annuler et en remplacer le (ou les) anciens rendez vous, pour le collaborateur en question. La question sera posée pour chaque participant à ce nouveau rendez vous dans le même cas, et pour chaque ancien rendez vous en conflit.
Enfin une tâche, qui fait donc l'objet d'une planification, est regroupée en activité type. Actuellement, il n'y a pas de statistique portant sur l' activité type. Cette notion est conservée pour usage ultérieur. Pour le moment on pourra se contenter de définir une seule activité type, à laquelle seront rattachées toutes les tâches.
NB: L'icône
signale une nouvelle fonctionnalité ou une modification importante par rapport à la version 1.2
Au lancement, la dernière base de données ouverte est utilisée.
Menu Principal :
Fichier
Initialiser : Permet de créer une nouvelle base de données vide.
Ouvrir: Comme pour tout produit Windows, il sert à ouvrir une base de données.
Copier: Permet de dupliquer une base de données.
Quitter: Ciao, Adios, Goodbye, Aufwiedersehn, au revoir.
Paramètres
Confirmation des suppressions: Si cette option est cochée, les suppressions des planifications seront effectuées sans demander de confirmation. Cette option est sauvegardée pour les lancements ultérieurs.
Paramètres généraux: Permet de fixer quelques paramètres comme les tranches horaires de travail dans la journée (utilisées pour les planifications par demie journée ou journée entière).
Imprimante
Ce menu permet de sélectionner l'imprimante qui sera utilisée.
Modélisation
Initialisation du calendrier : Ce sous menu permet d'initialiser une année complète avec les jours ouvrés (samedi et dimanche non ouvrés) et les jours fériés français standards au 01/01/2004 (y compris les 3 classiques lundi de pâques, jeudi de l'ascension et lundi de pentecôte)
Personnalisation du calendrier : Ce sous menu permet de mettre en concordance le calendrier fourni avec les jours réellement fériés et réellement ouvrés pour l'entreprise. La modification ouvré - non ouvré - férié s'effectue avec un clic gauche ou droit de la souris comme indiqué dans la fenêtre.
Collaborateur : Ce sous menu permet de définir la liste des collaborateurs. Y est intégré une notion de coût horaire. Depuis la version 2.1, cette notion à calculer un coût global de réalisation de tâche à des fins de statistiques. Un collaborateur est identifié par son matricule. Voir documentation
Activité type : Ce sous menu permet de définir l'ensemble des activités type de l'entreprise. C'est une notion de regroupement des tâches. Cette notion n'est pas utilisée actuellement dans les statistiques et n'est présente que pour une version ultérieure. On ne définira qu'un nombre restreint d'activité type (ex: ABSENCES, COMMERCIALE,TECHNIQUE,DEVELOPPEMENT)
Taches : C'est l'entité de planification. Ce sous menu permet de définir l'ensemble des tâches de l'entreprise. Il ne faut pas perdre de vue que cette notion servira ensuite pour les statistiques, il faudra donc choisir avec soin les différentes tâches possibles. La création d'une entrée dans un ou plusieurs agendas permettra de saisir des informations complémentaires qui préciseront la tâche en question. Une (petite) liste pour commencer pourrait être par exemple:
Visite client
Réunion de service
Congés et RTT
Maladie
Réalisation technique dossier client
Administration dossier client
Formation client
Réalisation documentation
Support technique
Transport et Déplacement
Divers
Il faut noter qu'une tâche est définie une fois pour toute. Seul son libellé peut être ensuite modifié.
Agendas
Collaborateurs : Ce sous menu permet d'accéder à l'ensemble des agendas. Voir documentation
Planification : Ce sous menu permet de planifier une activité. Voir documentation
Export : ce sous menu permet d'exporter les données sous forme statistiques. L'exportation peut se faire directement sous Excel XP, ou sous forme de fichier "texte". Pour exporter sous Excel, il est nécessaire de disposer de Excel version XP sur le poste. Si ce n'est pas le cas, on pourra exporter au format fichier texte. Voir documentation
? (menu aide)
Ce menu permet d'accéder à un certain nombre d'aide. En particulier le sous menu Mise à jour automatique:
La fenêtre se présente ainsi:
Toutes les zones sont bien évidemment vides lors de la création du premier collaborateur.
Les flèches permettent de se déplacer au sein de la liste des collaborateurs.
La liste multi colonnes permet de sélectionner le collaborateur désiré. Les colonnes affichées, en plus du matricule, nom et prénom, seront celles définies dans les regroupements. Un clic sur le nom de la colonne permettra de trier la liste sur cette colonne. Cela permet de visualiser rapidement les collaborateurs en fonction du regroupement désiré.
Le matricule doit être unique pour l'ensemble des collaborateurs. Le matricule peut être modifié après que le collaborateur ait été créé, dans la mesure ou la règle d'unicité est respectée.
Le coût horaire est sous forme numérique à deux décimales.
Les deux boites de liste permettent de rattacher le collaborateur à l'élément désiré du regroupement voulu. Il n'est pas nécessaire de rattacher le collaborateur à tous les regroupements. Mais si le contrôle de regroupement est actif, alors un message indiquant les regroupements pour lesquels le collaborateur n'est pas rattaché sera affiché à chaque changement de collaborateur. Attention à la cohérence des statistiques si des collaborateurs ne sont pas rattachés à tous les regroupements, car dans ce derniers cas, les totaux par regroupements ne seront pas égaux à la somme des totaux par collaborateur.
Le rattachement du collaborateur à l'élément est effectif dès qu'un élément est sélectionné dans la boite de liste. Il n'est pas nécessaire de cliquer sur le bouton "Mise à jour".
La fenêtre permettant de gérer les regroupements se présente de la manière suivante:
Lors de la création du premier regroupement, les zones sont vides.
Le bouton création (le 2eme en partant de la gauche) n'est actif que si le champ "Regroupement" est modifié. Dans ce cas, on pourra soit créer un nouveau regroupement (si le nom n'est pas déjà utilisé), soit modifier un regroupement existant (en cliquant sur le bouton émise à jour").
Les flèches permettent de se déplacer dans la liste des regroupements, et la boite de liste permet de se positionner directement sur le regroupement désiré.
Le 5eme bouton (gros livre) permet d'afficher la fenêtre de définition des éléments composant le regroupement. Elle se présente de la manière suivante :
Comme pour les regroupements, on définira un élément par son nom. Les flèches permettent de se déplacer au sein du regroupement, et la boite de liste, de se positionner directement sur l'élément voulu.
Un nom d'élément doit être unique dans un regroupement, mais deux éléments peuvent avoir le même nom s'ils ne sont pas dans le même regroupement. Attention toutefois aux confusions possibles.
Le fonctionnement concernant la création - mise à jour est identique à celui des regroupement (la modification du nom active le bouton création et la mise à jour reste toujours disponible)
La fenêtre se présente comme suit:
Cette fenêtre affiche l'ensemble des tâches affectées aux collaborateurs. La couleur est celle qui a été indiquée dans la fenêtre de définition des tâches. La tâche sélectionnée est affiché en gris et son libellé est en rouge.
La liste multi colonnes à gauche permet de modifier l'affichage des plannings.
On peut la trier par critère en cliquant dans l'entête de colonne
On sélectionnera les collaborateurs qui seront affichés en cliquant dans les lignes (la sélection multiple est possible avec majuscule ou control), puis en cliquant sur le bouton "Filtre"
Les flèches permettent de décaler le calendrier d'une semaine ou d'une journée en plus ou en moins.
Le bouton "oeil" permet de réafficher les plannings.
Le bouton "mise à jour" permet de modifier le libellé de la tâche indiqué dans la case en haut à droite "information sur la tâche sélectionnée". En mode mise à jour, les deux boutons sont alors modifiés pour permettre l'enregistrement ou l'annulation de la modification.
Le bouton permet de supprimer la tâche. Cette suppression ne portera que pour l'élément sélectionné et non pour la totalité des éléments constituant la planification initiale si celle ci a été effectuée en sélectionnant plusieurs collaborateurs sur plusieurs jours.
Le bouton "Jumelle" permet alternativement de zoomer et dé zoomer l'affichage. celui ci est de 7 jours en mode étendu, et de 21 jours en mode concentré.
Le bouton "pré visualisation" permet de visualiser les éditions avant impression. dans la version actuelle, un seul état est disponible.
Le bouton "imprimante" permet d'éditer sur l'imprimante sélectionnée les agendas pour les personnes sélectionnées. L'édition portera sur l'ensemble des jours suivant le zoom sélectionné (soit 1 ou 3 semaines)
Cette fenêtre permet de fixer une tâche pour un ou plusieurs collaborateurs.
La liste multi critère permet, comme pour le menu précédent, de sélectionner la liste des collaborateurs pour lesquels sera planifié la tâche.
Le calendrier permet de fixer le premier jour de la tâche (dans le cas d'une tâche récurrente par exemple).
Le choix de la tâche se fait en sélectionnant dans la liste indiquée.
On pourra modifier l'unité indiquée par défaut (une fois la tâche choisie) dans la liste inférieure.
On indiquera la durée de la tâche dans la zone de saisie. Cette durée sera exprimée en unité choisie. (3 demie journée se traduirons par 3 tâche de une demie journée chacune)
Le curseur permet de fixer l'heure de début. Pour des tâches "à la demie journée", le curseur servira à indiquer matin ou après midi en se positionnant sur n'importe quelle heure avant ou après 12. Les heures des tâches "à la demie journée" seront planifiés en fonction des paramètres généraux fournis. Pour une tâche "à la journée", cette valeur n'aura pas d'effet.
La pendule située à coté permet de choisir le quart d'heure désiré. Cette pendule est un flip-flop. Elle tourne en permanence jusqu'à ce qu'on clique dessus. Le quart d'heure affiché est alors le quart d'heure sélectionné. Cette sélection sera active tant qu'un autre quart d'heure n'aura pas été sélectionné. Pour libérer l'aiguille, il suffit de re-cliquer sur la pendule. On peut alors sélectionner un autre quart d'heure en cliquant dessus lorsque l'aiguille arrive dans la position souhaitée.
Une tâche se déroulant sur plusieurs jours ne sera pas planifiée sur des jours non ouvrés. (ex: 3 jours à partir d'un vendredi se traduira par une planification le vendredi, le lundi et le mardi, dans la mesure où ceux ci ne sont pas fériés bien évidemment, sinon, le décalage serait prolongé)
La fenêtre se présente comme suit:
Le calendrier permet de sélectionner la période désirée.
L'extraction créera un fichier de p lignes et n colonnes. Le contenu des colonnes sera celui indiqué par le choix "Regroupement" et celui des lignes sera celui indiqué par le choix "Données". Les durées seront en heure décimale.
L'extraction "par tâche" interdira les choix "Cumul par tâche". Pour les autres regroupements, les quatre possibilités d'extraction sont possibles. Les temps d'extractions seront plus ou moins longs suivant la quantité de données à extraire. L'extraction la plus longue étant celle portant sur le coût cumulé par tâche.
Les deux regroupements "Par tâche" et "Par collaborateur" existent toujours. Les autres sont définis par l'utilisateur.
L'ascenseur, visible à partir de 8 regroupements, permettra de sélectionner le regroupement désiré si celui ci est affiché en dehors de la zone d'affichage.
L'extraction au format Excel ne sera possible que si Excel XP est installé sur le poste.
